Por Raúl Pastoriza
En
toda reunión debemos estar dispuestos a ganar o perder algo.
La
habilidad para manejar una reunión es tal vez la posesión más importante en
cualquier carrera profesional.
La
mayoría de los profesionales no están preparados para planear y dirigir una
reunión eficaz.
Dijo
Rockefeller: "...Yo pago por esa habilidad más que por cualquier otro
elemento que exista bajo el sol".
Si
no podemos manejar una reunión no podremos manejar una empresa.
Aún
los mejores saben que pueden ser mejores.
Hay
que dedicar cuatro o cinco veces más tiempo a la preparación de la reunión que
al desarrollo de la misma.
Las
reuniones cuestan dinero en término de los sueldos de los asistentes.
Toda
reunión deja alguna enseñanza.
Usted
es responsable de la reunión a la que asiste.
Cuando
está en una reunión está dejando de hacer otra cosa.
El
objetivo de la reunión debe ser también el objetivo de usted.
Seriedad
no significa solemnidad.
El
experto en reuniones se asegura que sus reuniones sean eficaces.
La
"incompetencia colectiva" significa que alguien que es sensato y
racional en forma individual se convierte en estúpido en una multitud.
Dijo
Kettering: "Si se quiere matar cualquier idea, ponga a un comité
trabajando en ella".
Cuando
un grupo de gente se reúne, las mentes individuales interactúan y tienen
influencia recíproca.
Se
llama disonancia cognitiva al conflicto mental que ocurre cuando las creencias
están en contradicción con nueva información.
Las
decisiones tomadas por individuos solos son más conservadoras que las tomadas
en grupo.
La
enfermedad más común del individuo es el miedo a los grupos.
Una
reunión es a menudo el lugar para tomar las decisiones ya adoptadas en alguna
otra parte.
El
líder debe lograr que los intereses personales sean consistentes con los
intereses del grupo.
En
toda reunión hay distracciones.
Ley
de la evasión: "El tiempo utilizado estará en proporción inversa a la
dificultad o complejidad del tema".
Para
lograr una reunión eficaz se debe:
·
Limitar
el número de tareas a realizar
·
Limitar
el número de participantes
·
Prepararse
más y reunirse menos
·
Establecer
un clima consistente con el propósito de la reunión
Es
necesario controlar el proceso desde antes del comienzo y hasta después del
final.
Hay
que definir quién llevará a cabo las decisiones tomadas en la reunión.
Hay
que aprender a decir NO.
Pregúntese
cuáles son las razones por las que nos reunimos.
"Cualquier"
reunión puede ser peor que "ninguna".
Otras
pautas para lograr una reunión eficaz son:
·
Elija
bien a los participantes
·
Mantenga
altas expectativas por sus compañeros de reunión
·
Diga
"nosotros" en lugar de "yo"
·
Comunique
sentimientos de confianza a los presentes
·
Busque
siempre lo positivo de cualquier comentario
·
Resuma
al final. Lo dicho al final es lo que el grupo recuerda
La
regla fundamental: Nunca asista a una reunión sin saber qué es
lo
que quiere lograr.
Nos reunimos para:
·
Dar,
recibir o compartir información.
·
Crear
y desarrollar ideas
·
Decidir
sobre temas y metas
·
Delegar
trabajo o autoridad
·
Compartir
trabajo y responsabilidad
·
Persuadir,
involucrar o elegir por votación
·
Inspirar
·
Establecer
o mantener relaciones
·
Socializar
y divertirnos
·
Consultar
Entonces,
¿Qué tipo de reunión es ésta?
Aseguramos
el éxito cuando limitamos lo que queremos lograr.
Debemos
establecer un objetivo mensurable para cada reunión.
Debemos
poder responder a las preguntas "¿Fue la reunión un éxito?" y
"¿Por qué?".
Debemos
ser específicos sobre lo que queremos.
En
muchas reuniones hay al menos una jugada importante que debe ser hecha para
lograr el objetivo. Es lo que se llama "el cierre".
Hay
que compartir los objetivos con el grupo y la responsabilidad para lograrlos.
No
se deben olvidar las reuniones dentro de las reuniones.
Hagamos
minutas para después comparar con la realidad
Preguntas
para medir el éxito de una reunión:
·
¿Hubo
un objetivo para la reunión?
·
¿Qué
tipo de tarea se busca en esta reunión?
·
¿Qué
se espera que hayamos logrado al salir de la reunión?
·
¿Qué
es lo que distinguirá el éxito del fracaso?
Estrategias
para lograr los objetivos:
·
Imagine
la reunión por adelantado
·
Haga
los deberes
·
Haga
que los demás hagan los deberes
·
Vaya
más allá de las expectativas
·
Cuente
los votos por anticipado
·
Véase
como los otros lo ven
·
Póngase
en los zapatos del otro
Cuando se
reúna con sus supervisados:
·
No
los intimide
·
Invítelos
a participar
·
Delegue
con claridad
·
Interésese
menos en lo que usted dice y más en lo que ellos dicen
·
Busque
más de una solución
Cuando se
reúna con sus pares:
·
Muéstrese
amistoso
·
Tenga
sentido del humor
·
Tenga
la bendición de un superior
·
Tenga
un temario por adelantado consensuado con ellos
·
Guarde
la formalidad
·
Sea
informal cuando tenga el control y su mandato sea aceptado
·
Déles
el reconocimiento que ellos merecen
Cuando se
reúna con sus superiores:
·
Asuma
su rol
·
Evite
dar opiniones subjetivas
·
Sea
transparente y honesto con lo que usted percibe y entiende del tema en cuestión
Recuerde:
Todas las reuniones son teatralizaciones
La
gente escucha y contribuye más eficazmente cuando está comprometida.
Cambie
el ritmo durante la reunión ("No toque siempre la misma melodía").
Exprese
y permítase frases con humor.
A
veces debe jugar el juego del buen y el mal policía.
Cuide
su aspecto físico y no subestime su apariencia.
Tenga
presente que el lugar de la reunión es su campo de juego.
¿En
su oficina o en la mía?
Los
personajes:
·
El
iniciador
·
El
orientador
·
El
facilitador
·
El
reconciliador
·
El
defensor
·
El
agresor
·
El
playboy
·
El
sabelotodo
"La
palabra hablada muere; la palabra escrita queda" (proverbio latino)
Establezca
límites de tiempo.
Haga
un resumen ejecutivo.
Estructure
la discusión:
·
Precalentamiento
·
Energía
·
Primer
punto y último punto
·
Uso
del temario para impulsar la acción
"La
forma más rápida de hacer muchas cosas es hacer sólo una por vez" (Richard
Cecil).
El
"cómo decidir" es diferente del "qué decidir", aunque el
"cómo" siempre influirá el "qué".
Separe
el proceso de la sustancia.
Separe
los problemas de la gente.
El orden
de la discusión:
·
Busque
acuerdo sobre el problema básico y el objetivo a alcanzar
·
Reúna
los hechos
·
Separe
los problemas
·
Pida
soluciones múltiples
·
Elija
la mejor solución
·
Asigne
responsables
·
Controle.
Empiece en el mismo lugar. Sepa siempre dónde está.
Todos cometemos errores porque no
nacimos sabiendo; se aprende a través de la experiencia y el estudio.
Si otros cometen errores,
corríjalos amablemente.
Y si es usted el que los comete,
discúlpese y siga adelante.