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Manejo estratégico de reuniones

16 de Enero, 2012  ·  Varios

Por Raúl Pastoriza

En toda reunión debemos estar dispuestos a ganar o perder algo.

La habilidad para manejar una reunión es tal vez la posesión más importante en cualquier carrera profesional.

La mayoría de los profesionales no están preparados para planear y dirigir una reunión eficaz.

Dijo Rockefeller: "...Yo pago por esa habilidad más que por cualquier otro elemento que exista bajo el sol".

Si no podemos manejar una reunión no podremos manejar una empresa.

Aún los mejores saben que pueden ser mejores.

Hay que dedicar cuatro o cinco veces más tiempo a la preparación de la reunión que al desarrollo de la misma.

Las reuniones cuestan dinero en término de los sueldos de los asistentes.

Toda reunión deja alguna enseñanza.

Usted es responsable de la reunión a la que asiste.

Cuando está en una reunión está dejando de hacer otra cosa.

El objetivo de la reunión debe ser también el objetivo de usted.

Seriedad no significa solemnidad.

El experto en reuniones se asegura que sus reuniones sean eficaces.

La "incompetencia colectiva" significa que alguien que es sensato y racional en forma individual se convierte en estúpido en una multitud.

Dijo Kettering: "Si se quiere matar cualquier idea, ponga a un comité trabajando en ella".

Cuando un grupo de gente se reúne, las mentes individuales interactúan y tienen influencia recíproca.

Se llama disonancia cognitiva al conflicto mental que ocurre cuando las creencias están en contradicción con nueva información.

Las decisiones tomadas por individuos solos son más conservadoras que las tomadas en grupo.

La enfermedad más común del individuo es el miedo a los grupos.

Una reunión es a menudo el lugar para tomar las decisiones ya adoptadas en alguna otra parte.

El líder debe lograr que los intereses personales sean consistentes con los intereses del grupo.

En toda reunión hay distracciones.

Ley de la evasión: "El tiempo utilizado estará en proporción inversa a la dificultad o complejidad del tema".

 

Para lograr una reunión eficaz se debe:

·         Limitar el número de tareas a realizar

·         Limitar el número de participantes

·         Prepararse más y reunirse menos

·         Establecer un clima consistente con el propósito de la reunión

Es necesario controlar el proceso desde antes del comienzo y hasta después del final.

Hay que definir quién llevará a cabo las decisiones tomadas en la reunión.

Hay que aprender a decir NO.

Pregúntese cuáles son las razones por las que nos reunimos.

"Cualquier" reunión puede ser peor que "ninguna".

Otras pautas para lograr una reunión eficaz son:

·         Elija bien a los participantes

·         Mantenga altas expectativas por sus compañeros de reunión

·         Diga "nosotros" en lugar de "yo"

·         Comunique sentimientos de confianza a los presentes

·         Busque siempre lo positivo de cualquier comentario

·         Resuma al final. Lo dicho al final es lo que el grupo recuerda

La regla fundamental: Nunca asista a una reunión sin saber qué es lo que quiere lograr.

Nos reunimos para:

·         Dar, recibir o compartir información.

·         Crear y desarrollar ideas

·         Decidir sobre temas y metas

·         Delegar trabajo o autoridad

·         Compartir trabajo y responsabilidad

·         Persuadir, involucrar o elegir por votación

·         Inspirar

·         Establecer o mantener relaciones

·         Socializar y divertirnos

·         Consultar

Entonces, ¿Qué tipo de reunión es ésta?

Aseguramos el éxito cuando limitamos lo que queremos lograr.

Debemos establecer un objetivo mensurable para cada reunión.

Debemos poder responder a las preguntas "¿Fue la reunión un éxito?" y "¿Por qué?".

Debemos ser específicos sobre lo que queremos.

En muchas reuniones hay al menos una jugada importante que debe ser hecha para lograr el objetivo. Es lo que se llama "el cierre".

Hay que compartir los objetivos con el grupo y la responsabilidad para lograrlos.

No se deben olvidar las reuniones dentro de las reuniones.

Hagamos minutas para después comparar con la realidad

 

Preguntas para medir el éxito de una reunión:

·         ¿Hubo un objetivo para la reunión?

·         ¿Qué tipo de tarea se busca en esta reunión?

·         ¿Qué se espera que hayamos logrado al salir de la reunión?

·         ¿Qué es lo que distinguirá el éxito del fracaso?

 

Estrategias para lograr los objetivos:

·         Imagine la reunión por adelantado

·         Haga los deberes

·         Haga que los demás hagan los deberes

·         Vaya más allá de las expectativas

·         Cuente los votos por anticipado

·         Véase como los otros lo ven

·         Póngase en los zapatos del otro

 

Cuando se reúna con sus supervisados:

·         No los intimide

·         Invítelos a participar

·         Delegue con claridad

·         Interésese menos en lo que usted dice y más en lo que ellos dicen

·         Busque más de una solución

 

Cuando se reúna con sus pares:

·         Muéstrese amistoso

·         Tenga sentido del humor

·         Tenga la bendición de un superior

·         Tenga un temario por adelantado consensuado con ellos

·         Guarde la formalidad

·         Sea informal cuando tenga el control y su mandato sea aceptado

·         Déles el reconocimiento que ellos merecen

 

Cuando se reúna con sus superiores:

·         Asuma su rol

·         Evite dar opiniones subjetivas

·         Sea transparente y honesto con lo que usted percibe y entiende del tema en cuestión

Recuerde: Todas las reuniones son teatralizaciones

La gente escucha y contribuye más eficazmente cuando está comprometida.

Cambie el ritmo durante la reunión ("No toque siempre la misma melodía").

Exprese y permítase frases con humor.

A veces debe jugar el juego del buen y el mal policía.

Cuide su aspecto físico y no subestime su apariencia.

Tenga presente que el lugar de la reunión es su campo de juego.

¿En su oficina o en la mía?

 

Los personajes:

·         El iniciador

·         El orientador

·         El facilitador

·         El reconciliador

·         El defensor

·         El agresor

·         El playboy

·         El sabelotodo

"La palabra hablada muere; la palabra escrita queda" (proverbio latino)

Establezca límites de tiempo.

Haga un resumen ejecutivo.

Estructure la discusión:

·         Precalentamiento

·         Energía

·         Primer punto y último punto

·         Uso del temario para impulsar la acción

"La forma más rápida de hacer muchas cosas es hacer sólo una por vez" (Richard Cecil).

El "cómo decidir" es diferente del "qué decidir", aunque el "cómo" siempre influirá el "qué".

Separe el proceso de la sustancia.

Separe los problemas de la gente.

 

El orden de la discusión:

·         Busque acuerdo sobre el problema básico y el objetivo a alcanzar

·         Reúna los hechos

·         Separe los problemas

·         Pida soluciones múltiples

·         Elija la mejor solución

·         Asigne responsables

·         Controle. Empiece en el mismo lugar. Sepa siempre dónde está.

Todos cometemos errores porque no nacimos sabiendo; se aprende a través de la experiencia y el estudio.

Si otros cometen errores, corríjalos amablemente.

Y si es usted el que los comete, discúlpese y siga adelante.

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publicado por hacheaefe a las 13:12 · Sin comentarios  ·  Recomendar
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