Transforme la cultura de las reuniones

“Ésa fue una reunión terrible. ¡Qué pérdida de tiempo!”
¿Le suena conocido? Piense en la última reunión a la que concurrió, coordinada por otro. ¿Cuántas de estas falencias eran evidentes?
• No empezó puntualmente
• Faltaban personas clave
• El propósito y /o el orden del día no resultaban claros
• La discusión se iba por las ramas y las personas no prestaban atención
• No se discutieron temas clave y no se tomaron decisiones
• No se asignaron tareas de seguimiento

Las malas reuniones hacen perder tiempo, gastan recursos y desgastan las energías y el entusiasmo de las personas. Peor aún, las malas reuniones suelen dar por resultado malas decisiones -- decisiones que no han sido bien pensadas, vacías de ideas innovadoras, y a las que les falta el necesario compromiso para que sean exitosas.
Por el contrario, las reuniones magistrales son reuniones bien preparadas, llevadas a cabo con habilidad y orientadas a obtener resultados. Empiezan a tiempo, terminan de manera decisiva y tienen un plan de seguimiento claro. En las reuniones magistrales:
• El propósito es claro
• Las personas necesarias están presentes
• Toda la información que se necesita está disponible
• El orden del día se planea y se lleva a cabo minuciosamente
• La discusión es apasionada
• Las personas están comprometidas y se toman decisiones
• Los participantes se van con una comprensión clara de lo que se hizo y de lo que se va a hacer

Por desgracia, los dirigentes de negocios hemos rebajado tanto nuestras expectativas, que las malas reuniones se han convertido en la regla en lugar de excepciones. Las hemos aceptado como un mal necesario y, en consecuencia, nuestra gente así lo acepta también.
El resultado de esto es una cultura organizacional donde es aceptable perder tiempo y recursos valiosos en reuniones mal preparadas y mal realizadas. Para tener mejores reuniones tenemos que transformar la cultura de nuestras organizaciones.
Establecimiento de derechos de reunión
Un medio fundamental para la transformación de las reuniones es establecer y otorgar a cada empleado un conjunto de derechos de reunión. El propósito de los derechos de reunión es darle a cada miembro de la organización el poder de actuar como catalizador para elevar el nivel de las reuniones y establecer que las malas reuniones son inaceptables.

Lo que sigue es una versión abreviada de los 10 derechos:

1. Aviso de reunión. Usted tiene el derecho de saber el propósito, los resultados esperados y el orden del día propuestos para una reunión – verbalmente o por escrito -- con 24 horas de antelación por lo menos.
2. Comienzo puntual. Usted tiene el derecho de asistir a reuniones que comiencen puntualmente.
3. Participantes necesarios. Usted tiene el derecho de que todos los puntos de vista críticos más importantes para la toma de decisiones estén representados en la reunión.
4. Información correcta. Usted tiene el derecho de tener a su disposición la información necesaria y correcta para facilitar la toma de decisiones.
5. Reglas básicas. Usted tiene el derecho de que se respeten las reglas básicas para la reunión que hayan sido acordadas.
6. Discusión centrada en el tema. Usted tiene el derecho de que la reunión se mantenga centrada en el tema convocante.
7. Oportunidad de aportar. Usted tiene el derecho de tener la oportunidad de hacer aportes y ofrecer puntos de vista alternativos antes de que se tomen decisiones en la reunión.
8. Síntesis de la reunión. Usted tiene el derecho de escuchar una síntesis de (a) decisiones tomadas durante la reunión, (b) acciones que se van a tomar después de la reunión, cuándo y quién lo hará, y (c) toda cuestión pendiente a discutirse en una próxima reunión.
9. Finalización puntual. Usted tiene el derecho de que su tiempo sea respetado, es decir que la reunión finalice a la hora determinada o antes.
10. Sin consecuencias. Usted tiene el derecho de ejercer sus derechos de reunión sin temor a represalias u otras consecuencias.