Cada hora dedicada a la planificación de nuestras
actividades, ahorra tres horas en la ejecución. Por eso es tan importante que
nos organicemos.
Reuniones
para analizar el balance mensual, elaboración de las estrategias para el año, apuros
para hacer compras y dejar la “casa en orden”.
Parece
sencillo y sin embargo muchas personas se confunden y administran de manera muy
pobre su tiempo.
Se
quedan con la sensación de que nunca pueden realizar las tareas en los plazos
comprometidos.
¿Por
qué el tiempo pasa tan rápido en algunas ocasiones y tan lento en otras?
El
principio más interesante de “gestión del tiempo” es distinguir entre TIEMPO
MEDIDO y TIEMPO VIVIDO.
El
que realmente nos importará es el segundo.
Cuando
se termina la semana o el mes, y se siente que no se realizó todo lo que se
había planificado, algo está equivocado.
El
primer paso es dedicar una parte del día a la planificación.
Recuerde:
cada hora dedicada a la planificación de las actividades, ahorra tres en la
ejecución de las mismas.
Por
su parte, el tiempo “medido” funciona para analizar errores del pasado, como
fuente de aprendizaje para evitar la repetición de ciertos errores.
Ejecutivos,
técnicos, profesionales en general, estudiantes y amas de casa que tienen dificultad
para administrar eficazmente su tiempo, pueden ser encuadrados en alguna de las
siguientes categorías principales:
- Fuera
de foco: dificultad de concentración
en las tareas con cierta tendencia a la dispersión.
- Indeciso:
vive con miedo a desagradar a sus jefes, subordinados y compañeros de
trabajo, decidiendo por lo tanto empujar las cosas hacia delante
(procrastinación).
- Centralizador:
piensa que si no lo hace él mismo, nadie
podrá hacerlo correctamente. Es
demasiado perfeccionista y auto exigente.
- Apagador
de incendio: cumple las tareas a medida
que van apareciendo, no jerarquiza sus necesidades ni planifica una
estrategia.
Para
organizar el caos, comience creando el hábito de planificar y tener una agenda
diaria.
En
las primeras horas del día, escriba una lista con todos los resultados que
desea conseguir en la jornada.
Debe
priorizar las acciones y compromisos considerando cuestiones como resultados
deseados, plazos a cumplir y facilidad en la ejecución.
Primero,
piense en los objetivos deseados para el día, eligiendo tareas que le darán un resultado
inmediato.
Después
actúe sobre el plazo definiendo un cronograma y las responsabilidades para la
ejecución de las tareas.
Aunque
no exista una fecha o un horario definido, piense en un plazo ideal para usted.
Recuerde
que lo más importante es el resultado deseado.
De
esta manera evitará que los plazos sean apenas cuestiones burocráticas.
Este
es el factor más significativo para conseguir calidad total en las tareas
ejecutadas.
Establecer
una meta o un objetivo es el resultado a lograr, cumplir plazos es una obligación
operativa.
Para
tareas muy complejas se recomienda usar el parámetro de la facilidad, entendido
como acciones tácticas que presenten niveles de dificultad menor.
De
esta forma, se consigue eliminar más tareas durante el día y la consecuencia es
un aumento considerable en la productividad.
El
peligro es dejar las cosas más complejas para más tarde, procrastinar
prioridades y terminar sin hacer las cosas que debían hacerse.
Considere,
por lo tanto, que los resultados y plazos prevalecen sobre la facilidad de las acciones.
El
gran problema de la Gestión del Tiempo es no distinguir entre Importancia,
Urgencia y Prioridad.
Importancia
está relacionada con el valor agregado por cada tarea en dirección
a las metas ambicionadas.
Urgencia está relacionada con el tiempo, plazo de ejecución y de comienzo
de la tarea.
Prioridad es la combinación de Urgencia e Importancia.
Administre
su tiempo, inclusive su agenda diaria de tareas, tratando de adoptar la
siguiente línea de razonamiento:
- Importancia:
defina metas, explicitadas como
resultados esperados, de acuerdo a un criterio de prioridad.
- Urgencia:
establezca plazos y responsabilidades, subordinándose
a la importancia y en lo posible delegue a otras personas aquellas tareas
urgentes que no son importantes.
- Facilidad:
trate de enumerar las dificultades de cada tarea a realizar,
subordinándose a la importancia y a la urgencia.
- Tareas:
prevea las actividades que deben ser realizadas para alcanzar todas las
metas.
- Plazos:
fije fecha de finalización de las tareas y de entrega de los compromisos.
Si
usted crea un hábito de planificar anual y mensualmente, administrando la
agenda diaria de acuerdo con esas metas de corto y largo plazo, verá que su
trabajo será más fácil y estará más satisfecho con los resultados logrados.
Aceptará
desafíos, los alcanzará y controlará su tiempo de manera más organizada y
eficaz.
Su
calidad de vida y su reloj se lo agradecerán.
Por Nelson Moschetti, abogado,
sociólogo y director de Recursos Humanos de la Consultora
brasileña RwCS Auditoria e Consultoria.
Fuente: http://www.empregos.com
Traducido por Jorge Fiszer.
