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Productividad zen: las preguntas más frecuentes acerca de GTD

27 de Enero, 2012  ·  Allen, David

UNA VISIÓN GENERAL

¿Qué es GTD (“Getting Things Done”)?

La respuesta oficial nos la da el propio David Allen, el autor de Getting Things Done en su sitio web Davidco (http://www.davidco.com).

Allí encontrareis la respuesta completa, aunque aquí os presento la parte más importante:
GTD comprende un método altamente eficiente, fácil, y por pasos para conseguir llegar a un estado relajado y productivo.

Este sistema incluye:

·         Capturar todas y cada una de las cosas que llamen nuestra atención.

·         Definir para todas las posibles cosas sobre las que se pueda actuar, de manera discreta y concreta, resultados y siguientes pasos.

·         Organizar nuestros avisos e información de la manera más fluida posible, en las categorías apropiadas, basándonos en cuando y cómo los necesitaremos.

·         Mantenerte centrado y en "lo que estás" mediante revisiones periódicas de los seis horizontes de tus compromisos (propósito, visión, metas, áreas, proyectos y acciones.

¿Cómo puedo empezar?

El libro da una aproximación paso a paso al sistema, pero lo más importante lo enumero a continuación:

·         Procesar todos los papeles en tu escritorio o bandeja de entrada hasta no dejar nada.

·         Procesar tu correo electrónico y bandejas de entrada hasta no dejar nada.

·         Capturar todas las tareas o ideas en una libreta o dispositivo móvil.

·         Crear listas de acciones ordenadas por contexto, junto a una lista de proyectos, una lista de "A la espera", y una lista de "Algún día/quizás".

·         Usar una agenda para recordarte tus futuras tareas o citas.

·         Llevar a cabo una revisión semanal para mantener todo el sistema cohesionado.

¿Cuánto tiempo necesitaré para poder empezar?

La parte más costosa para la mayoría de la gente suele ser procesar todos los papeles en sus escritorios o en cualquier bandeja de entrada, hasta vaciarlo todo.

Esto puede tomar desde unas pocas horas hasta de uno a tres días.

Lo siguiente que te consumirá más tiempo será preparar tus listas y el sistema de archivo.

Esto puede durar una o dos horas.

Lo demás normalmente no requiere ningún tiempo de preparación.

Así que, en conjunto, deberías reservar un día o dos (o más si tu vida es un completo desorden).

David Allen recomienda reservarte un gran bloque de tiempo durante un día o dos para dejarlo todo preparado.

Ahora, aunque esto pueda parecer mucho tiempo (y lo es), he de decir que merece la pena.

Solo este paso te permite amortizar el precio del libro -- conseguir dejarlo todo despejado y organizado es un gran logro y un sentimiento maravilloso.

Es por esto por lo que mucha gente ama GTD. 

¿Hay alguna manera más sencilla de empezar?

Sí. No tienes por qué implementar todo el sistema GTD a la vez.

Deberías probar a empezar a tu manera -- no hay una única forma de hacerlo.

Cualquiera de estas alternativas podría servir como un inicio mínimo a GTD:

  • Empieza solo con la captura. Todo lo que necesitas es una libreta y un bolígrafo, y empezar a anotarlo todo, de tal forma que nunca más te vuelvas a olvidar de cualquier cosa. Si crees que puedes hacer más, usa la libreta para crear listas contextuales -- tus siguientes acciones a realizar (mira más abajo) organizadas por los contextos en los que las puedes llevar a cabo (trabajo, casa, recados, llamadas, etc.). De esta forma te podrás centrar en consultar las tareas que puedes hacer en este determinado momento.
  • Vacía tu bandeja de entrada. El siguiente paso, si estás preparado, sería procesar todos tus papeles. Júntalos todos en una pila, y procésalos de arriba a abajo, despachándolos de uno en uno hasta que acabes con todos. Esto genera una sensación asombrosa. Desde este preciso instante, haz lo posible por conseguir una bandeja de entrada, y úsala como único punto de entrada de todos tus papeles (incluyendo post-it, mensajes de teléfono, recibos y cualquier otra cosa). Si te sientes con fuerzas, continúa con el siguiente paso y aplica lo mismo a tu correo electrónico.
  • Archivar. Un comienzo sencillo podría incluir un sistema simple de archivo. Todo lo que necesitas es un armario archivador (o un cajón si tu archivo es más humilde), algunas carpetas de tipo Manila y algunas etiquetas. Ten una buena reserva de estos elementos, de tal forma que puedas crear una nueva carpeta rápida y fácilmente. Usa un sistema alfabético simple.

Estoy intimidado por la cantidad de papeles en mi bandeja de entrada y por todo lo que tengo que procesar

Todo esto puede ser descorazonador, sobre todo si tienes grandes montones de papeles tirados sobre tu escritorio, en tus cajones, en el coche, en el suelo, etc.

Pero se puede hacer.

En primer lugar, júntalo todo en una única pila.

Si es demasiado como para hacer un único montón, haz dos, pero no empieces a crear muchos de estos montones.

La idea es comenzar por la parte de arriba de la pila, de tal forma que si tienes dos, consideres la segunda como la continuación de la primera.

A continuación, si no tienes tiempo de procesar tu pila completamente (algo que deberías intentar si es posible), simplemente apártala y procésala por partes.

Yo recomiendo reservar una hora al día para esta tarea.

Una vez más, empieza por arriba, y despacha cada papel.

Cuando llegues a la parte de abajo, ¡date una recompensa!

HERRAMIENTAS

¿Qué herramientas necesito?

Como he dicho antes, una configuración mínima incluiría una libreta, un bolígrafo, una bandeja de entrada, un cajón archivador, carpetas y etiquetas. Sin embargo, existen otras herramientas que podrías utilizar, entre las que se encuentran las siguientes:

  • Un dispositivo móvil como una PDA para todo -- captura de información, gestión de listas, recordatorios.
  • Una máquina etiquetadora.
  • Una agenda o un programa agenda para el ordenador (muy recomendado).
  • Programas de ordenador (on-line u off-line) para manejar tus listas o para la captura.
  • Tarjetas para captura y listas.
  • Un fichero de tipo tickler (ver el siguiente punto), ya sea mediante carpetas o mediante software.


¿Qué es un fichero de tipo tickler o de 43 carpetas? ¿Realmente lo necesito?

Un fichero de tipo tickler contiene 43 carpetas: 12 etiquetadas con los nombres de los 12 meses, y 31 etiquetadas con los días del mes. Esta es la forma en que funciona:

·         Si tienes un trozo de papel (o la entrada de un concierto, etc.) sobre el que no te tienes que preocupar hasta más adelante durante este mes, ponlo en la carpeta que represente el día correspondiente (digamos por ejemplo la carpeta etiquetada como "20" si queremos volver a echarle un vistazo el día 20 de este mes).

·         Si no necesitas pensar sobre ello hasta algún mes posterior, mételo en la carpeta correspondiente a ese mes.

·         Cada día debes mirar en la carpeta etiquetada con el día correspondiente (si hoy es día 20, miraría en la carpeta "20") y vería acerca de qué debo decidir hoy. Si quieres posponerlo para más adelante, simplemente mételo en una carpeta que represente un día o mes posterior. De esta forma, recibirás avisos de forma recurrente. Cada día, la carpeta etiquetada con el día de hoy debería estar delante del todo -- mueve la carpeta de ayer al fondo.

·         Al final de cada mes, mueve la carpeta correspondiente al último mes al final, y fíjate en la carpeta del nuevo mes -- coge los papeles que haya dentro y redistribúyelos entre las carpetas correspondientes a los 31 días.

Es un sistema ingenioso, y deberías probarlo si te apetece.

Sin embargo, mucha gente (incluyéndome a mi) piensan que este sistema es un poco engorroso, especialmente si consideramos la existencia de las agendas que podemos encontrar en nuestro ordenador (yo uso Gcal).

Si usas un programa de este tipo tan solo deberás añadir un recordatorio en la fecha correspondiente.

Incluso puedes crear avisos regulares.

¿Mucha o poca tecnología?

Esta es una pregunta muy habitual de los usuarios de GTD, cuando nos referimos a las herramientas: ¿te es suficiente con un sistema basado en papel (como una libreta Moleskine, una Hipster PDA, un PocketMod, etc) o necesitas un sistema digital? Mucha gente utiliza una combinación de ambos. Por supuesto, la respuesta a esta pregunta es que se trata de algo muy personal, y que por lo tanto deberías utilizar lo que a ti te vaya bien -- especialmente si se trata de herramientas que te gusten mucho. Si es una PDA, entonces a por ella. Si es un Moleskine, también está bien. Normalmente se encuentran las herramientas adecuadas tras un poco de experimentación -- sin embargo, deberías evitar obsesionarte con las herramientas, lo cual es por cierto la mayor causa de pérdida de tiempo entre los que utilizan GTD -- escoge tus herramientas y adelante. Céntrate más en hacer tus tareas que en cuáles van a ser esas herramientas tan chulas que vas a utilizar.
Podrías pensar que los amantes de la tecnología estarían más interesados en herramientas digitales, sobre todo herramientas online o PDAs o incluso smartphones. Y en muchos casos así es. Sin embargo, hay muchos amantes de la tecnología (como yo) que prefieren utilizar herramientas analógicas (papel) antes que las que acabo de nombrar. ¿Por qué? Esto es objeto de debate, pero normalmente las razones son la simplicidad. la facilidad de uso, la portabilidad, la facilidad de expansión y modificación, y especialmente el placer táctil de utilizar papel y un buen bolígrafo. Definitivamente, es algo que tendrás que decidir por ti mismo. 

SIGUIENTES ACCIONES, CONTEXTOS, PROYECTOS

Siguientes acciones -- ¿qué son?

Básicamente, para el caso de cualquier proyecto (y por proyecto entendemos cualquier cosa que requiera más de una acción), deberías preguntarte "¿cuál es la siguiente acción física que debería llevar a cabo para avanzar con este proyecto?". Esta es la "siguiente acción" que deberías poner en tu lista de tareas. El problema con muchas de las tareas que ponemos en nuestras listas de tareas es que no son realmente algo que podamos hacer, sino que un mini-proyecto. Por ejemplo, "Escribir el informe" es un proyecto en el cual la siguiente acción podría ser "Buscar fuentes en Internet para el informe" o "Llamar a Larry para obtener estadísticas para el informe".

Consulta "Por qué lo más importante que deberías preguntarte es cuál es la siguiente acción" (http://zenhabits.net/2007/03/why-whats-the-next-action-is-the-most-important-question/) para obtener más información.

Tengo demasiadas siguientes acciones (o proyectos) -- ¿qué debería hacer?

Es cierto que el hecho de tener una lista de tareas muy larga puede echar para atrás a mucha gente. Nota: este consejo también se aplica en el caso de demasiados proyectos. Estas son algunas de las cosas que podrías hacer:

  • Sé consciente de que no necesitas completar todas esas acciones hoy, ni siquiera durante los siguientes días. Esta bien que conozcas todos tus compromisos en lugar de permitir que aparezcan de nuevo en tu cabeza una y otra vez, en los momentos más inoportunos.
  • Si las acciones de tu lista no pueden ser completadas durante esta semana, mueve las menos urgentes al listado de "Algún día/tal vez" y deja tan solo las que pretendas completar esta semana. Durante tu revisión semanal, mueve aquellas tareas que creas que puedes cumplir durante la siguiente semana de nuevo a las listas de tareas ordenadas por contexto.
  • Simplifica - elimina o delega esas tareas que no son imprescindibles, o que ya no es necesario que hagas.
  • Une tantas tareas pequeñas como sea posible para hacer más corta la lista. No conseguirás limpiar tu lista, pero al menos la harás más manejable.

Hay unas cuantas acciones siguientes que nunca abandonan mis listas. ¿Alguna sugerencia?
Si descubres alguna tarea cabezota que permanece mucho tiempo en tus listas, deberías examinarla durante tu revisión semanal. ¿Por qué es tan difícil quitar esas tareas de tu lista? Estas son unas cuantas ideas:

  • Quizá no quieres hacerlas -- en ese caso, hazlas a primera hora de la mañana, antes de que compruebes el correo electrónico, y no hagas nada hasta que estas tareas estén completadas.
  • O quizá no necesitas hacerlas -- si han estado en tus listas durante unas cuantas semanas, probablemente no son tan urgentes. Mira a ver si puedes eliminarlas o delegarlas.
  • Quizá lo que ocurra es que en realidad no son siguientes acciones. A veces nos podemos encontrar proyectos en nuestras listas que han sido tomados como acciones. Comprueba si la tarea implica más de un paso (por ejemplo, "Llamar a Larry" podría implicar "Llama a Nina para conseguir el teléfono de Larry"), y pon acciones reales en tu lista.
  • Quizá las tareas te intimidan demasiado. En ese caso, divídelas en tareas más pequeñas. "Escribir informe" podría ser "Escribir el primer párrafo del informe" o "Hacer un índice del informe" o "Escribir el informe durante 10 minutos".
  • Si resulta que sí es algo que debas hacer, pero no ahora, muévelo a tu lista de "Algún día/tal vez".

¿Cómo de pequeña debería ser una acción?

Cuando una tarea es intimidante, tal como sugería en el punto anterior, una alternativa es dividirla en tareas más pequeñas (en un grano más fino). ¿Pero hasta que punto deberías hacer esto? Esto no es más que una elección personal -- ¿Cómo haces mejor tu trabajo? ¿En bloques de 30 minutos, de 2 horas o de 10 minutos? Piensa un poco sobre esto y experimenta.
Algunas cosas que podrías probar:

  • Hacer la siguiente acción -- escribir el informe hasta que lo acabes o hasta que necesites un descanso.
  • Usar bloques de tiempo -- una vez más, el tamaño del bloque depende de ti, pero debe ser un tamaño para el que no requieras ningún descanso. Si puedes trabajar dos horas sin hacer un descanso, de una sola vez, entonces este debería ser tu nivel. Si no puedes trabajar más de 10 minutos sin tomarte un respiro, ese es tu nivel.
  • Prueba una unidad pequeña y medible -- 5 páginas, o dos elementos del índice, o 50 líneas de código.
  • Prueba una unidad más grande -- un capítulo de una novela, por ejemplo

¿Cuántas siguientes acciones para un proyecto debería haber en mis listas?
Si tienes entre manos un proyecto que requiere de un conjunto de siguientes acciones, ¿cuáles de ellas deberás incluir en tus listas? La respuesta es: al menos una -- cualquier proyecto activo debería tener al menos una siguiente acción en una lista ordenada por contexto que esté activa. Si quieres poner más, es cosa tuya, pero tener todas las acciones de todos tus proyectos en tus listas puede ser algo agobiante. 
Mi recomendación es poner una, o dos como mucho. Y si tienes 2-3 siguientes acciones de un determinado proyecto en la lista, asegúrate que puedan ser completadas sin necesidad de completar otras antes. Por ejemplo, no pongas "Mandar la carta" y "Comprar sellos" juntos en la lista, ya que no puedes hacer la primera cosa sin hacer la segunda. La primera acción ("Mandar la carta") se conoce como una acción dependiente -- no puedes completarla sin haber completado otra antes. No pongas acciones dependientes en tus listas de tareas, ya que la próxima vez que quieras escoger una tarea a completar estarás perdiendo el tiempo leyendo tareas que no puedes llevar a cabo en este momento.

Cuando hayas completado la siguiente acción de un proyecto, no la taches y ya está. Asegúrate de escribir la siguiente "siguiente acción" del proyecto en tu lista de tareas, de tal forma que el proyecto siga avanzando. Si te olvidas no pasa nada -- uno de los pasos más importantes de la revisión semanal es asegurarte de que cada proyecto en tu lista de proyectos tenga una siguiente acción en alguna de tus listas contextuales.

  ¿Cómo manejo las tareas diarias o semanales?

Si tienes tareas que se deben repetir cada día o cada semana (digamos por ejemplo lavar la ropa, o realizar un informe diario), hay varias formas de afrontar esto:

  • Ponlo en tu agenda o en tu archivo de tipo tickler como una tarea recurrente. Cada día (o cada semana, o cuando la tarea se tenga que hacer) deberías ver en tu agenda que hay algo que tiene que ser hecho ese día.
  • Lista diaria -- esto no es parte de GTD, pero si quieres, podrías tener una lista diaria en la que apuntar todas aquellas tareas que deberías hacer hoy -- como tu informe diario, o las Tareas Más Importantes (MITs). No pongas nada en tu lista diaria que no sea completamente imprescindible hacer hoy, o no tendrá ninguna utilidad. Te sugiero anotar tan solo tres cosas en esta lista.
  • Listas ordenadas por contexto -- podrías simplemente poner la tarea al principio de la lista del contexto adecuado, de tal forma que cuando la compruebes todos los días la veas allí.
  • Rutinas -- esto tampoco es parte de GTD, pero podrías crear listas separadas para rutinas diarias y rutinas semanales que te sirvan para asegurarte de que estas tareas son hechas. Realmente GTD admite otros tipos de listas, así que técnicamente esto podría ser parte de GTD.

¿Qué contextos debería utilizar?

Esto es una elección estrictamente personal, y llegar a la mejor solución requiere algo de experimentación. La idea principal es agrupar tus siguientes acciones de tal forma que cuando mires tu lista para el contexto correspondiente, estés viendo tan solo las tareas que puedas completar ahora mismo, en el lugar donde estás y con las herramientas de las que dispones. Así que si miras en tu listado de Casa, no deberías ver tareas que tan solo pueden ser completadas con el ordenador del trabajo. De la misma forma, tu lista de Trabajo no debería contener recados que sólo puedes hacer en la calle. Podrías dividir aun más tu lista de Trabajo si tienes diferentes contextos de trabajo. Por ejemplo, si trabajas en diferentes ubicaciones, y algunas tareas tan solo pueden ser completadas en alguna de esas localizaciones. En ese caso, no deberías estar leyendo aquellas tareas que no puedas completar en tu ubicación actual. Si empiezas a darte cuenta de que existen tareas en tu lista del contexto actual que no se pueden completar ahora mismo, esto es porque o bien 1) deberías reconsiderar tus contextos, o bien 2) la tarea no es en realidad una siguiente acción, sino que una tarea dependiente o un proyecto; o 3) la siguiente acción pertenece en realidad a tu lista de "Algún día/tal vez". 

CONTINUANDO CON GTD

Tengo problemas a la hora de continuar haciendo la revisión semanal. ¿Alguna sugerencia?
Esto es algo duro para la mayoría de los seguidores de GTD (incluyéndome a mi). Lo mejor es que analices por qué estás teniendo problemas, y buscar la razón. Aquí tienes unas cuantas ideas:

  • Si la revisión semanal está durando demasiado, acórtala vaciando tus bandejas de entrada el día antes, y asegurándote de que tu proceso de revisión es fluido.
  • Si te ves ocupado y atrasas la revisión semanal una y otra vez, intenta hacerlo a primera hora de la mañana del lunes. Apunta una cita de dos horas en tu agenda, y no dejes que nadie lo interrumpa.
  • Si esto no funciona, hazlo el domingo por la tarde, cuando tienes más tiempo.
  • Recompénsate al acabar. De hecho, completar la revisión semanal es por si mismo una recompensa, porque es agradable conseguir organizar tu sistema, así que acuérdate de esto. Pero de todas formas date una recompensa adicional.

¡Ayuda! ¡He abandonado el método GTD y no puedo ponerme otra vez con él!

Esto pasa constantemente -- la gente empieza con GTD y unos meses después surge algo que los hace estar demasiado ocupados para estar organizados, y todo se derrumba. Afortunadamente, es muy sencillo volver a ponerse con GTD -- de hecho, es más fácil volver a ponerse con ello que empezar desde el principio, porque ya conoces el sistema y seguramente ya dispones de las herramientas adecuadas -- es una mera cuestión de prepararte y ponerte a ello. Es muy divertido empezar de nuevo.

Algunas sugerencias:

  • Prueba nuevas herramientas que te encante utilizar. En mi caso se trataría de la libreta Moleskine. Para otros, podría ser una PDA o una aplicación de Internet. Las herramientas que usas son importantes, porque ayudan a que quieras continuar con el sistema, pero no te obsesiones con ellas.
  • Simplifica. Muchas personas construyen sistemas complicados que son difíciles de seguir. Empieza de una manera sencilla, quizá con herramientas basadas en papel y las herramientas online más sencillas, y no te desbordes.
  • Prueba con una versión mínima (mira al principio de esta sección para leer más sobre esto). No necesitas empezar a pleno rendimiento -- tan solo empieza con unas pequeñas cosas y añade más conforme sea necesario. Podrías darte cuenta de que la versión mínima es todo lo que necesitas.

¿Cómo continuar con GTD una vez que has vuelto a empezar? Mira la siguiente pregunta.
Tengo problemas para continuar con GTD

¿Cómo ser regular con GTD? Prueba lo siguiente:

  • Revisión semanal. La clave para conseguir permanecer en el sistema GTD es la revisión semanal. Que sea corta y sencilla, pero comprométete con ella. Si empiezas con un sistema mínimo, asegúrate de incluir de todas formas la revisión semanal. Mantiene tu sistema actualizado, incluso si te encuentras demasiado ocupado como para estar pendiente del sistema a lo largo de la semana.
  • Hábitos. GTD es en realidad un conjunto de hábito, y el problema es que intentamos adoptarlos todos a la vez. Si has leído Zen Habits alguna vez, habrás notado que es más probable que tengas éxito si intentas adoptar los hábitos de uno en uno. Pruébalo con GTD -- empieza por adoptar un hábito, luego el siguiente, y así sucesivamente. Es mucho más probable que conviertas GTD en un hábito de esta forma.
  • Empieza con algo pequeño. En lugar de adoptar el sistema completo de una vez, trata de utilizar una versión mínima. La versión mínima es mucho menos complicada de mantener, y por lo tanto es más probable que la uses y continúes con ella. Mantén tu sistema simple.
  • Usa herramientas que te gusten. Una vez más, utilizar herramientas que sean de tu agrado puede conseguir que efectivamente las utilices, y que por lo tanto continúes con el sistema. Vuelvo a insistir en que no te obsesiones con las herramientas, pero escoge aquellas que te apetezca utilizar.
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publicado por hacheaefe a las 09:36 · Sin comentarios  ·  Recomendar
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