La
administración del tiempo es hoy día una de los temas claves del mundo laboral,
aunque la importancia de esta cuestión no es nueva en absoluto.
Bien lo
revelan las siguientes palabras:
“Aquel que
prepara las cosas que tiene que hacer durante el día y luego se atiene a ese
plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida
ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del
tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”.
Esta cita
no es de ningún autor contemporáneo especialista en el manejo del tiempo, sino
de uno de los más célebres escritores del siglo pasado, el francés Víctor Hugo.
Es
importante señalar que el buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro
trabajo.
El gran
escritor argentino José Ingenieros lo expresó así: “Nada hay que iguale el
valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y
aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas
no se puede recomenzar una vida”.
“El tiempo
es oro” es, por lo tanto, un refrán poco preciso.
Si bien el
tiempo es la dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más:
es la propia vida.
Además,
vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar.
Ni con
todo el oro del mundo.
Y no sólo
en el terreno laboral.
No se
puede comprar el tiempo para estar con la familia, los amigos o para cultivarse
internamente.
Por eso,
“el tiempo, por lo común, es algo más que dinero. Porque sea cual sea su
fortuna personal, no podrá comprar un minuto más del tiempo que tengo yo o del
que tiene el gato echado frente a la chimenea”.
Todos
tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos sabemos sacarle verdadero
partido.
El tiempo
no se puede ganar pero sí se puede perder.
Lo que
debemos aspirar es a emplearlo mejor.
Este es un
principio muy importante: no podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos
hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir,
organizarnos inteligentemente.
Para ello,
debemos comenzar por comprender dos puntos importantes:
1) El
tiempo es el único bien real que tenemos.
2) El
tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy.
Porque el
ayer es un cheque sin fondos, el mañana es un pagaré, pero el hoy es el
efectivo que debemos aprovechar.
Por lo
tanto, “Quien gana tiempo, lo gana todo”.
No hay que
malgastar el tiempo.
Una vez
pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre.
El tiempo,
usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la
realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.
La administración del tiempo y la
velocidad
La primera
cuestión en torno a la administración del tiempo es el concepto de velocidad,
que no es sinónimo de hacer las cosas “a los apurones”.
La
importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll hace muchos años con
curiosas palabras y mejor que muchos especialistas en su obra Alicia en el país de las maravillas,
cuando dijo: “Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el mismo puesto, pero
si quiere llegar a otra parte, debe ir dos veces más rápido”.
Ninguna
definición actual puede superar esta frase literaria escrita hace tantos años.
Método para manejar el tiempo
adecuadamente
1)
Planificar: Hacer una lista de
objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos más productivos
del día son los dedicados a planificar. Así, 20 minutos diarios de
planificación pueden ayudarle a ahorrar una hora, hacerlo diariamente le
ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al año, más de 2
semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos.
2)
Priorizar: Decidir cuáles de ellos
son los más importantes para que encabecen la lista. Ya que “nada es más fácil
que estar ocupado y nada más difícil que ser efectivo”. Nunca se repetirá lo
suficiente la frase: deben fijarse prioridades. Algunas personas llevan a
término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado
porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las
tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’.
3)
Agendar: Determinar cuándo se hará
cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la
agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.
4)
Hacer el seguimiento: Hacer las
cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo.
Prevenir no sólo es mejor que
curar, sino que también es ganar tiempo
Si prevé
las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará
invirtiendo sabiamente su tiempo.
Las cosas
muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia
previa.
Un poco de
previsión y de mantenimiento preventivo le asegurarán que pasará su tiempo
dedicado al logro de las metas en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.
No
confunda buena administración del tiempo con apuro
El apuro,
aunque parezca lo contrario, no es muy práctico.
“Voy
despacio, pero así nunca desando lo andado”, decía Abraham Lincoln, quien
justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa.
Aun así,
este el aspecto menos importante de “vivir apurado”.
La
consecuencia más dramática es el daño a la salud.
Los
cardiólogos californianos Meyer Friedman y Ray Rosenman observaron que los
pacientes aquejados de enfermedades cardíacas eran víctimas de la “enfermedad
del apuro”.
Su
problema, según el doctor Friedman, “se origina en un deseo insaciable de lograr
demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible”.
Escribir es un excelente recurso
para organizar mejor el tiempo
Un buen
método para la buena administración del tiempo es el de escribir las tareas a
realizar e irlas encarando una a una.
Este es el
método preferido del empresario y escritor Mark McCormack.
“He
aprendido a separar mis emociones vinculadas con el trabajo, así como mi día
laboral. Lo escribo todo, y como dejo mis notas donde sé que aparecerán en el
lugar correcto y en el momento oportuno, una vez que he anotado algo lo olvido.
El resultado final es que cuando dejo de trabajar, también dejo el stress
relacionado con el trabajo”.
Divide y vencerás
Al
concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo administramos bien el tiempo
sino que ganamos en eficiencia.
Los
ejemplos gráficos de este principio pueden encontrarse hasta en el deporte.
“Los
atletas exitosos saben que deben ejercer una práctica mental específica para
funcionar al máximo de sus posibilidades. Un golfista debe ocuparse de cada
golpe por separado y no desconcentrarse a causa del grueso error cometido en el
agujero anterior que lo llevó a perder un golpe simple. Lo mismo se aplica a
jugadores de tenis, quienes deben considerar cada jugada como una entidad
totalmente diferente, sea un saque magistral que lo condujo a un cinco-cero, o
una tensionante jugada que le permitirá salvar un match point. Si vivimos cada
día como una entidad diferente, nos liberamos de los contratiempos del pasado y
evitamos las atemorizantes expectativas del futuro. Esta fue la política que
adoptó el explorador Robert Swann cuando encabezó la exitosa expedición al Polo
Sur: “Para protegernos del desaliento”, escribió, “adoptamos una regla básica:
cada día era considerado en forma totalmente separado y por sí mismo”.
Napoleón
Bonaparte adjudicaba su increíble capacidad de trabajo al siguiente método o
actitud: “Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro
otro, de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen
confusión ni fatiga”.
La regla
más esencial para trabajar eficazmente es, pues, hacer cada cosa a su tiempo, a
fondo, sin prisa y sin agitación.
Divide y vencerás... con color
Una forma
de mejorar un plan diario consiste en utilizar el color. Escriba en varios
colores o subraye los asuntos a tratar con diversos colores que representen
prioridades y niveles de importancia.
Abel
Cortese es
especialista en Inteligencia Emocional, y autor de una Enciclopedia de
Desarrollo Personal.