Comunicación: 6 condiciones

C6C

¿Qué es C6C?

 ¿Coche 6 cilindros?

¿Corren seis caballos?

¿Comprame seis corbatas?

¡NO!

Es:

Comunicación:

6

Condiciones

C

¿Qué es comunicarse?

Es HACER COMÚN UN PENSAMIENTO

Común entre el emisor y el receptor, para que ambos asignen a las palabras el mismo significado.

Porque el emisor tiene en su mente el significado de las palabras que dice o escribe.

Pero el receptor tiene su propia experiencia y sus propias ideas y puede asignarle otro significado distinto.

Salvo que el emisor cumpla las condiciones que HACEN COMÚN su idea con el receptor.

1

C

CLARIDAD

- No use palabras ambiguas: “Entreabrir” una válvula.

- Use bien la gramática: 

El jefe dijo: José es un idiota.

El jefe, dijo José, es un idiota.

- Use frases sencillas para ideas complicadas: Ejemplo, el Padrenuestro.

- Use ejemplos frecuentes.

- Haga referencia a personas lo mismo que a cosas.

- Recomponga: Repita lo dicho con frases diferentes.

- Refiérase a un tópico a la vez.

- Ponga en orden sus ideas antes de hablar o escribir (Organización de las ideas).

- Dé a conocer a su lector la finalidad de su escrito desde el principio (Encabezar).

2

C

COMPLETIVIDAD

- En su escrito enfoque estas preguntas: QUIÉN, QUÉ, CUÁNDO, CUÁNTO, DÓNDE, POR QUÉ, PARA QUÉ, COMO (Rudyar Kipling).

- Tenga presente que el contenido del POR QUÉ difiere de acuerdo con los distintos niveles dentro de la organización.

- Si es oportuno incluya también CÓMO, ya que si es una orden, usted es responsable de su ejecución.

- Dé detalles específicos respecto a la acción deseada.

- Complete su mensaje desde los primeros párrafos, ya que los lectores frecuentemente se quedan a media lectura.

- Esté seguro que sus comunicaciones hacia abajo sean tan completas como las dirigidas hacia arriba.

3

C

CONCISIÓN

- La concisión reduce al mínimo las probabilidades de que sus escritos sean fastidiosos o mal comprendidos.

- Elimine la hojarasca (lo superfluo). Escriba sin excesos verbales.

- Cuídese de las divagaciones. Las frases extensas, que son naturales al hablar, hacen deficiente un escrito. No juegue al panadero (“amasar” las frases). Sea breve y directo.

- Use puntos y seguidos en abundancia (un promedio de 17 palabras por frase).

- Use palabras cortas preferentemente a las largas (un promedio de 70% de palabras con una o dos sílabas).

- Convierta las frases con muchas palabras en frases equivalentes, pero más breves.

- Evite la voz pasiva cuando se requiere la activa (“Esto fue hecho por mí” = “Yo lo hice”)

- Escriba sin injertos: “Para poder tener”, “en el año 2000”.

4

C

CARÁCTER

- Evite ser frío e impersonal. Aprenda a sonreír por carta.

- Exprese la personalidad de la compañía o la suya como emisor (la carta proviene de un ser humano y no de una máquina).

- Escriba como habla normalmente. No le ponga toga y peluca a su escrito.

- Incluya un 10% de referencias personales (pronombres, nombres, parentescos).

- Use figuras del lenguaje y frases familiares que expresen realidades.

- Póngale color a las expresiones en blanco y negro.

- Piense que si el lector no está interesado, no leerá.  Y los escritos que poseen carácter son más interesantes e invitan a su lectura.

- No se anule a usted mismo usando frases de molde que no significan nada (frases trilladas).

5

C

CORTESÍA

- La cortesía es una actitud que se refleja en los actos y no un barniz o un conjunto de convencionalismos.

- Se basa en la Regla de Oro, que pone a los demás antes que a uno.

- No se ponga guantes de box para escribir. Cambie las frases que pueden enojar al receptor por otras más suaves con el mismo significado.

- Escriba pensando que soluciona el problema del otro y no sólo el suyo.

- Piense que el lector tiene presente esta pregunta: ¿En qué me beneficio yo con ello?

Respóndala de antemano.

- No juzgue al otro ni le indique lo que debe hacer.

- El mensaje transmitido y el lenguaje deben ser genuinos y sinceros.

- No escriba con oraciones negativas.

- Hable en forma apropiada (camionero y secretaria).

6

C

CONTROL

Etapas del control: 

1. Recepción (la recibe).

2. Sensación (la lee y la percibe).

3. Interpretación (la traduce con su código).

4. Evaluación (se pregunta en qué se beneficia).

5. Acción

- Compruebe si el mensaje ha sido recibido y si cumplió con su cometido.

- Verifique cualquier correspondencia importante con sus colegas de oficina o con sus superiores, antes de mandarla.

- Registre la fecha de recepción de la correspondencia recibida.

- Relea su carta.  Si es posible, déjela madurar un día en el cajón de su escritorio.

- Programe una clínica de correspondencia entre oficinas vecinas, para estudiar y mejorar su comunicación escrita.

ÍNDICE DE NIEBLA

1. Tome un párrafo de 100 palabras.

2. Haga el promedio de palabras por frase: (A)

3. Cuente los polisílabos (3 sílabas o más): (B)

4. Sume (A) más (B) y multiplique por 0,4.

El número resultante no debe ser mayor que 17.