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Comunicación: 6 condiciones

16 de Enero, 2012  ·  Crespo Casares


C6C

¿Qué es C6C?

 ¿Coche 6 cilindros?

¿Corren seis caballos?

¿Comprame seis corbatas?

¡NO!

Es:

 

Comunicación:

6

Condiciones

 

 

C

 

¿Qué es comunicarse?

Es HACER COMÚN UN PENSAMIENTO

Común entre el emisor y el receptor, para que ambos asignen a las palabras el mismo significado.

Porque el emisor tiene en su mente el significado de las palabras que dice o escribe.

Pero el receptor tiene su propia experiencia y sus propias ideas y puede asignarle otro significado distinto.

Salvo que el emisor cumpla las condiciones que HACEN COMÚN su idea con el receptor.

 

 

1

C

CLARIDAD

- No use palabras ambiguas: “Entreabrir” una válvula.

- Use bien la gramática: 

El jefe dijo: José es un idiota.

El jefe, dijo José, es un idiota.

- Use frases sencillas para ideas complicadas: Ejemplo, el Padrenuestro.

- Use ejemplos frecuentes.

- Haga referencia a personas lo mismo que a cosas.

- Recomponga: Repita lo dicho con frases diferentes.

- Refiérase a un tópico a la vez.

- Ponga en orden sus ideas antes de hablar o escribir (Organización de las ideas).

- Dé a conocer a su lector la finalidad de su escrito desde el principio (Encabezar).

 

 

2

C

COMPLETIVIDAD

- En su escrito enfoque estas preguntas: QUIÉN, QUÉ, CUÁNDO, CUÁNTO, DÓNDE, POR QUÉ, PARA QUÉ, COMO (Rudyar Kipling).

- Tenga presente que el contenido del POR QUÉ difiere de acuerdo con los distintos niveles dentro de la organización.

- Si es oportuno incluya también CÓMO, ya que si es una orden, usted es responsable de su ejecución.

- Dé detalles específicos respecto a la acción deseada.

- Complete su mensaje desde los primeros párrafos, ya que los lectores frecuentemente se quedan a media lectura.

- Esté seguro que sus comunicaciones hacia abajo sean tan completas como las dirigidas hacia arriba.

 

 

3

C

CONCISIÓN

- La concisión reduce al mínimo las probabilidades de que sus escritos sean fastidiosos o mal comprendidos.

- Elimine la hojarasca (lo superfluo). Escriba sin excesos verbales.

- Cuídese de las divagaciones. Las frases extensas, que son naturales al hablar, hacen deficiente un escrito. No juegue al panadero (“amasar” las frases). Sea breve y directo.

- Use puntos y seguidos en abundancia (un promedio de 17 palabras por frase).

- Use palabras cortas preferentemente a las largas (un promedio de 70% de palabras con una o dos sílabas).

- Convierta las frases con muchas palabras en frases equivalentes, pero más breves.

- Evite la voz pasiva cuando se requiere la activa (“Esto fue hecho por mí” = “Yo lo hice”)

- Escriba sin injertos: “Para poder tener”, “en el año 2000”.

 

 

4

C

CARÁCTER

- Evite ser frío e impersonal. Aprenda a sonreír por carta.

- Exprese la personalidad de la compañía o la suya como emisor (la carta proviene de un ser humano y no de una máquina).

- Escriba como habla normalmente. No le ponga toga y peluca a su escrito.

- Incluya un 10% de referencias personales (pronombres, nombres, parentescos).

- Use figuras del lenguaje y frases familiares que expresen realidades.

- Póngale color a las expresiones en blanco y negro.

- Piense que si el lector no está interesado, no leerá.  Y los escritos que poseen carácter son más interesantes e invitan a su lectura.

- No se anule a usted mismo usando frases de molde que no significan nada (frases trilladas).

 

 

 

5

C

CORTESÍA

- La cortesía es una actitud que se refleja en los actos y no un barniz o un conjunto de convencionalismos.

- Se basa en la Regla de Oro, que pone a los demás antes que a uno.

- No se ponga guantes de box para escribir. Cambie las frases que pueden enojar al receptor por otras más suaves con el mismo significado.

- Escriba pensando que soluciona el problema del otro y no sólo el suyo.

- Piense que el lector tiene presente esta pregunta: ¿En qué me beneficio yo con ello?

Respóndala de antemano.

- No juzgue al otro ni le indique lo que debe hacer.

- El mensaje transmitido y el lenguaje deben ser genuinos y sinceros.

- No escriba con oraciones negativas.

- Hable en forma apropiada (camionero y secretaria).

 

 

 

6

C

CONTROL

Etapas del control: 

1. Recepción (la recibe).

2. Sensación (la lee y la percibe).

3. Interpretación (la traduce con su código).

4. Evaluación (se pregunta en qué se beneficia).

5. Acción

- Compruebe si el mensaje ha sido recibido y si cumplió con su cometido.

- Verifique cualquier correspondencia importante con sus colegas de oficina o con sus superiores, antes de mandarla.

- Registre la fecha de recepción de la correspondencia recibida.

- Relea su carta.  Si es posible, déjela madurar un día en el cajón de su escritorio.

- Programe una clínica de correspondencia entre oficinas vecinas, para estudiar y mejorar su comunicación escrita.

 

 

 

ÍNDICE DE NIEBLA

1. Tome un párrafo de 100 palabras.

2. Haga el promedio de palabras por frase: (A)

3. Cuente los polisílabos (3 sílabas o más): (B)

4. Sume (A) más (B) y multiplique por 0,4.

El número resultante no debe ser mayor que 17.

 

Desarrollo extraído de un Curso sobre Comunicaciones escritas dictado por el Dr. Crespo Casares, ex Gerente de Capacitación de IBM Argentina S.A.

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publicado por hacheaefe a las 13:42 · Sin comentarios  ·  Recomendar
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